Автор: Юрист сайта Олег Северин
Путевой лист грузового автомобиля — это первичный документ, на основании которого ведется бухгалтерская отчетность компании, специализирующейся на перевозках или использующей транспортные средства для иных собственных целей. Подробнее о форме и правилах заполнения документ читайте далее.
Что это за документ, как выглядит
Путевой лист (путевка или маршрутный лист) – это специальный документ, который оформляется на определенный автомобиль и определенный маршрут движения. В соответствии с Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, утвержденным Федеральным законом N 259 от 08 ноября 2007 года запрещается осуществлять перевозки грузовыми автомобилями без оформления первичного документа – путевого листа (статья 6).
Путевки должны оформляться юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями в соответствии с требованиями, установленными Приказом Министерства транспорта России N 152 от 18 сентября 2008 года.
Форма документа для отдельных видов транспорта утверждена Постановлением Госкомстата РФ N 78, утвержденным 28 ноября 1997 года.
Обязательно ли нужен, когда и для чего
Путевой лист требуется при каждом использовании грузового автотранспорта, в том числе для собственных нужд компании. Путевка так же является обязательным документом водителя и предоставляется сотрудникам Госавтоинспекции при проверке документов.
Правильное и своевременное заполнение автопутевки так же позволяет:
- корректно рассчитать заработную плату водителя
- определить и вести учет расхода горюче-смазочных материалов для ведения иной отчетности
- рассчитать себестоимость продукции (оказанных услуг) и износ автотранспорта, что требуется для определения размера налога на прибыль организаций
- подтвердить исправность транспортного средства, возможность осуществления грузоперевозки и возможность допуска конкретного водителя к управлению грузовиком
Требования к заполнению путевого листа грузового автомобиля
Итак, путевой лист индивидуального предпринимателя грузового автомобиля или юридического лица иной формы собственности заполняется в соответствии с требованиями Приказа Минтранса №152.
Путевка оформляется по следующим правилам:
- документ составляется до выполнения рейса, если требуется единичная перевозка или до начала смены водителя при совершении нескольких рейсов
- путевка может быть оформлена на 1 рейс или на 1 день. Оформление на неделю или на месяц производится исключительно в случае осуществления международной перевозки
- если в ходе выполнения грузоперевозки управление транспортным средством производится несколькими водителями, то допускается оформлять несколько путевок на один вид автотранспорта
- обязательными реквизитами путевого листа являются название документа, которое определяется в соответствии с типом используемого автомобиля (например, Путевой лист на легковой автомобиль или Путевой лист на грузовой автомобиль) и порядковый номер документа в соответствии с нумерацией, утвержденной правилами работы компании. Бланк документа должен быть с печатью собственника грузовика
- дата, время выезда и иные существенные показатели, фиксация которых производится до выезда автотранспорта и после его возвращения на базу, снимаются уполномоченными сотрудниками юридического лица или ИП. Все данные должны быть заверены подписями ответственного лица с указанием полных данных (ФИО и должность)
- если оформляется два и более путевых листов при совершении рейса несколькими водителями, то дата, время и количество топлива при выезде фиксируются в документе водителя, который первый допускается к управлению. Аналогичная ситуация складывается и по возвращению автомобиля
- в путевом листе так же фиксируются дата и время проведения предрейсового (межрейсового и послерейсового при необходимости) медицинского осмотра. Данные исследования заверяются подписью медицинского работника, проводившего медосмотр
- все выданные путевые листы должны быть зарегистрированы в специальном журнале;
- срок хранения документа составляет 5 лет
Образец бланка и пример заполнения
Для грузового автотранспорта используются две формы путевых листов 4-С (при сдельной оплате работы водителя) и 4-П (при использовании повременной тарификации труда водителя), утвержденные приложением к Постановлению Госкомстата №78. Организации так же имею право самостоятельно разрабатывать форму документа с учетом всех требований, установленных Приказом Минтранса №152.
Дополнительно утверждена отдельная форма для осуществления международных перевозок (форма 4-М). На данном сайте можно ознакомиться с бланками документов и скачать здесь для самостоятельного заполнения.
По территории РФ
Для осуществления деятельности на территории Российской Федерации заполняются формы 4-С и 4-П по следующей схеме:
- Название и номер документа. Если используется типографский бланк, то дополнительно может быть указана серия документа.
- Срок действия путевки (с какого и по какое число).
- Организация – собственник транспортного средства. Если грузовик принадлежит юридическому лицу, то требуется указать:
- наименование и форму собственности компании
- адрес регистрации предприятия
- ОГРН (номер, присваиваемый при регистрации юрлица)
- контактный телефон
- код ОКПО в соответствии с общероссийским классификатором
- Сведения о грузовом автомобиле:
- марка и модель
- государственный регистрационный знак, выданный в ГИБДД после постановки автотранспорта на учет
- номер парковки (при наличии на предприятии данной классификации)
- режим работы, номера колонны и бригады (при необходимости)
- ФИО водителя (данные указываются полностью)
- табельный номер водителя (при наличии)
- реквизиты (серия и номер) водительского удостоверения, а так же открытые категории транспорта
- аналогичные данные прицепов (при наличии)
- перечень сопровождающих лиц (грузчиков, экспедиторов и так далее)
- Начальные и конечные данные рейса:
- дата и время выезда
- нулевой пробег (расстояние об базы до места первой погрузки и от места последней разгрузки до парковки)
- показания одометра
- подпись и расшифровка подписи ответственного лица (механика, диспетчера и так далее)
- Движение горючего, по которым определяется расходы топлива:
- остаток на начало рабочей смены
- добавлено
- остаток на конец выполнения рейса (окончание смены)
- поправочный коэффициент, установленный для данного типа транспорта
- время работы двигателя и специального оборудования, установленного на автомашине
- подписи механика (диспетчера) и заправщика
- Задание, выданное водителю. Рекомендуется указывать в какое время водитель должен прибыть в распоряжение заказчика перевозки, сколько времени потребуется для погрузки, сколько времени требуется на перевозку до пункта назначения, время, отведенное на разгрузку и так далее.
- Данные проведения предрейсового осмотра, проверки водительских прав и исправности транспортного средства.
Также читайте: как составить доверенность в Деловые линии на получение груза
Далее процесс заполнения путевки зависит от формы документа:
| В форме 4-С | Указывается последовательность выполнения поставленных задач и результаты работы транспортного средства |
| В форме 4-П | Перечень выполненных работ и результат от каждого действия |
Пример заполненного путевого листа представлен на рисунке:
Международный
Основное отличие международного путевого листа от внутрироссийского документа заключается в возможности установки более длительных сроков действия, чем один рейс или одна смена. Далее все графы заполняются аналогичным образом.
Заполнение отрывного корешка
Каждый путевой лист имеет отрывной корешок, содержащий талон первого и второго заказчиков, которые передаются организации – грузоотправителю.
При заполнении требуется руководствоваться следующими правилами:
- В верхней части каждого талона указываются реквизиты путевого листа, являющегося основанием для выполнения перевозки.
- Указываются параметры выполненной работы:
- время, потраченное на выполнение заказа
- количество рейсов
- общий пробег транспорта
- тариф, в соответствии с которым начисляется заработная плата и так далее
- После заполнения каждый талон подписывается таксировщиком (при наличии) и начальником эксплуатационного отдела.
Какие документы прилагаются к листу
Перечень документов, прилагаемых к путевому листу, варьируется от типа перевозимого груза. В обязательном порядке прикладываются:
- товарно-транспортная накладная
- счет на оплату услуг
Дополнительно могут потребоваться:
- документы, разрешающие транспортировку крупногабаритных или опасных грузов
- сертификаты соответствия
- справки, выданные различными организациями, подтверждающие различные факты
Срок действия
Все выданные путевки должны быть отражены в журнале регистрации путевых листов. В журнале указываются:
- номер путевки
- дата выдачи документа
- ФИО и табельный номер водителя, допущенного к управлению
- гаражный номер автотранспорта (при наличии)
- подписи водителя, диспетчера (механика), бухгалтера
- примечания
Срок хранения путевых листов и журналов составляет 5 лет с момента выдачи документа.
Штраф за отсутствие
Отсутствие путевого листа при осуществлении грузоперевозки является административным правонарушением и наказывается предупреждением или штрафом в размере 500 рублей (статья 12.3 КоАП).