Заполнение путевого листа на грузовой автомобиль

Заполнение путевого листа на грузовой автомобиль

Автор: Олег Северин

Путевой лист грузового автомобиля — это первичный документ, на основании которого ведется бухгалтерская отчетность компании, специализирующейся на перевозках или использующей транспортные средства для иных собственных целей. Подробнее о форме и правилах заполнения документ читайте далее.

Что это за документ, как выглядит

Путевой лист (путевка или маршрутный лист) – это специальный документ, который оформляется на определенный автомобиль и определенный маршрут движения. В соответствии с Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, утвержденным Федеральным законом N 259 от 08 ноября 2007 года запрещается осуществлять перевозки грузовыми автомобилями без оформления первичного документа – путевого листа (статья 6).

Путевки должны оформляться юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями в соответствии с требованиями, установленными Приказом Министерства транспорта России N 152 от 18 сентября 2008 года.

Форма документа для отдельных видов транспорта утверждена Постановлением Госкомстата РФ N 78, утвержденным 28 ноября 1997 года.

Форма документа для отдельных видов транспорта

Обязательно ли нужен, когда и для чего

Путевой лист требуется при каждом использовании грузового автотранспорта, в том числе для собственных нужд компании. Путевка так же является обязательным документом водителя и предоставляется сотрудникам Госавтоинспекции при проверке документов.

Правильное и своевременное заполнение автопутевки так же позволяет:

  • корректно рассчитать заработную плату водителя
  • определить и вести учет расхода горюче-смазочных материалов для ведения иной отчетности
  • рассчитать себестоимость продукции (оказанных услуг) и износ автотранспорта, что требуется для определения размера налога на прибыль организаций
  • подтвердить исправность транспортного средства, возможность осуществления грузоперевозки и возможность допуска конкретного водителя к управлению грузовиком

Требования к заполнению путевого листа грузового автомобиля

Итак, путевой лист индивидуального предпринимателя грузового автомобиля или юридического лица иной формы собственности заполняется в соответствии с требованиями Приказа Минтранса №152.

Путевка оформляется по следующим правилам:

  • документ составляется до выполнения рейса, если требуется единичная перевозка или до начала смены водителя при совершении нескольких рейсов
  • путевка может быть оформлена на 1 рейс или на 1 день. Оформление на неделю или на месяц производится исключительно в случае осуществления международной перевозки
  • если в ходе выполнения грузоперевозки управление транспортным средством производится несколькими водителями, то допускается оформлять несколько путевок на один вид автотранспорта
  • обязательными реквизитами путевого листа являются название документа, которое определяется в соответствии с типом используемого автомобиля (например, Путевой лист на легковой автомобиль или Путевой лист на грузовой автомобиль) и порядковый номер документа в соответствии с нумерацией, утвержденной правилами работы компании. Бланк документа должен быть с печатью собственника грузовика
  • дата, время выезда и иные существенные показатели, фиксация которых производится до выезда автотранспорта и после его возвращения на базу, снимаются уполномоченными сотрудниками юридического лица или ИП. Все данные должны быть заверены подписями ответственного лица с указанием полных данных (ФИО и должность)
  • если оформляется два и более путевых листов при совершении рейса несколькими водителями, то дата, время и количество топлива при выезде фиксируются в документе водителя, который первый допускается к управлению. Аналогичная ситуация складывается и по возвращению автомобиля
  • в путевом листе так же фиксируются дата и время проведения предрейсового (межрейсового и послерейсового при необходимости) медицинского осмотра. Данные исследования заверяются подписью медицинского работника, проводившего медосмотр
  • все выданные путевые листы должны быть зарегистрированы в специальном журнале;
  • срок хранения документа составляет 5 лет

Образец бланка и пример заполнения

Для грузового автотранспорта используются две формы путевых листов 4-С (при сдельной оплате работы водителя) и 4-П (при использовании повременной тарификации труда водителя), утвержденные приложением к Постановлению Госкомстата №78. Организации так же имею право самостоятельно разрабатывать форму документа с учетом всех требований, установленных Приказом Минтранса №152.

Дополнительно утверждена отдельная форма для осуществления международных перевозок (форма 4-М). На данном сайте можно ознакомиться с бланками документов и скачать здесь для самостоятельного заполнения.

По территории РФ

Для осуществления деятельности на территории Российской Федерации заполняются формы 4-С и 4-П по следующей схеме:

  1. Название и номер документа. Если используется типографский бланк, то дополнительно может быть указана серия документа.
  2. Срок действия путевки (с какого и по какое число).
  3. Организация – собственник транспортного средства. Если грузовик принадлежит юридическому лицу, то требуется указать:
  • наименование и форму собственности компании
  • адрес регистрации предприятия
  • ОГРН (номер, присваиваемый при регистрации юрлица)
  • контактный телефон
  • код ОКПО в соответствии с общероссийским классификатором
  1. Сведения о грузовом автомобиле:
  • марка и модель
  • государственный регистрационный знак, выданный в ГИБДД после постановки автотранспорта на учет
  • номер парковки (при наличии на предприятии данной классификации)
  • режим работы, номера колонны и бригады (при необходимости)
  • ФИО водителя (данные указываются полностью)
  • табельный номер водителя (при наличии)
  • реквизиты (серия и номер) водительского удостоверения, а так же открытые категории транспорта
  • аналогичные данные прицепов (при наличии)
  • перечень сопровождающих лиц (грузчиков, экспедиторов и так далее)
  1. Начальные и конечные данные рейса:
  • дата и время выезда
  • нулевой пробег (расстояние об базы до места первой погрузки и от места последней разгрузки до парковки)
  • показания одометра
  • подпись и расшифровка подписи ответственного лица (механика, диспетчера и так далее)
  1. Движение горючего, по которым определяется расходы топлива:
  • остаток на начало рабочей смены
  • добавлено
  • остаток на конец выполнения рейса (окончание смены)
  • поправочный коэффициент, установленный для данного типа транспорта
  • время работы двигателя и специального оборудования, установленного на автомашине
  • подписи механика (диспетчера) и заправщика
  1. Задание, выданное водителю. Рекомендуется указывать в какое время водитель должен прибыть в распоряжение заказчика перевозки, сколько времени потребуется для погрузки, сколько времени требуется на перевозку до пункта назначения, время, отведенное на разгрузку и так далее.
  2. Данные проведения предрейсового осмотра, проверки водительских прав и исправности транспортного средства.

Также читайте: как составить доверенность в Деловые линии на получение груза для ИП, физлица или компании.

Далее процесс заполнения путевки зависит от формы документа:

В форме 4-СУказывается последовательность выполнения поставленных задач и результаты работы транспортного средства
В форме 4-ППеречень выполненных работ и результат от каждого действия

Пример заполненного путевого листа представлен на рисунке:

Пример заполненного путевого листа

Международный

Основное отличие международного путевого листа от внутрироссийского документа заключается в возможности установки более длительных сроков действия, чем один рейс или одна смена. Далее все графы заполняются аналогичным образом.

Заполнение отрывного корешка

Каждый путевой лист имеет отрывной корешок, содержащий талон первого и второго заказчиков, которые передаются организации – грузоотправителю.

При заполнении требуется руководствоваться следующими правилами:

  1. В верхней части каждого талона указываются реквизиты путевого листа, являющегося основанием для выполнения перевозки.
  2. Указываются параметры выполненной работы:
  • время, потраченное на выполнение заказа
  • количество рейсов
  • общий пробег транспорта
  • тариф, в соответствии с которым начисляется заработная плата и так далее
  1. После заполнения каждый талон подписывается таксировщиком (при наличии) и начальником эксплуатационного отдела.

Талон путевого листа

Какие документы прилагаются к листу

Перечень документов, прилагаемых к путевому листу, варьируется от типа перевозимого груза. В обязательном порядке прикладываются:

  • товарно-транспортная накладная
  • счет на оплату услуг

Дополнительно могут потребоваться:

  • документы, разрешающие транспортировку крупногабаритных или опасных грузов
  • сертификаты соответствия
  • справки, выданные различными организациями, подтверждающие различные факты

Срок действия

Все выданные путевки должны быть отражены в журнале регистрации путевых листов. В журнале указываются:

  • номер путевки
  • дата выдачи документа
  • ФИО и табельный номер водителя, допущенного к управлению
  • гаражный номер автотранспорта (при наличии)
  • подписи водителя, диспетчера (механика), бухгалтера
  • примечания

Срок хранения путевых листов

Срок хранения путевых листов и журналов составляет 5 лет с момента выдачи документа.

Штраф за отсутствие

Отсутствие путевого листа при осуществлении грузоперевозки является административным правонарушением и наказывается предупреждением или штрафом в размере 500 рублей (статья 12.3 КоАП).

Автор поста: Олег Северин


Оставьте ответ

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *