Автор: Юрист сайта Олег Северин
Путевой лист легкового автомобиля – это документ, который требуется водителю автомобильного транспорта, используемого для ведения коммерческой деятельности. Для чего требуется путевка и как правильно заполнить документ, читайте далее.
Для чего нужен, обязательно ли заполнять
Путевой лист (маршрутный лист, путевка) – это документ первичной формы отчетности, на основании которого определяются:
- заработная плата водителя
- расход горюче-смазочных материалов
- себестоимость оказанных услуг, необходимая для определения НДС и налога на прибыль
Выданный путевой лист так же подтверждает, что:
- автомобиль находится в исправном состоянии и может быть использован для ведения коммерческой деятельности, в том числе для такси
- водитель автомобиля полностью соответствует требованиям действующего законодательства (имеет водительские права указанной категории, здоров в момент совершения перевозки, не находится под воздействием наркотических и ирных психотропных препаратов)
В соответствии с Уставом автомобильного транспорта путевка является первичным документом и должна быть при перевозках пассажиров или багажа в обязательном порядке. Оформлять и вести учет движения путевых листов обязаны диспетчерские службы (механик или иное лицо, отвечающее за вывод транспортных средств на линию) юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Отсутствие путевого листа является административным правонарушением.
Образец бланка и пример заполненного путевого листа
Форма путевого листа для легкового автомобиля установлена Постановлением Госкомстата №78 от 28 ноября 1997 года. Однако в соответствии с Приказом Минтранса № 152, утвержденным 18 сентября 2008 года предприятия и индивидуальные предприниматели могут разработать собственные бланки документа, но с учетом всех требований, изложенных в Приказе №152.
Допускаются:
- упрощенный вариант путевки с указанием основных данных, что облегает работу бухгалтера при расчете расходов на ГСМ и заработную плату водителя
- путевка с медосмотром, если медицинское обследование является обязательным
- путевой лист на определенный период времени и так далее
Стандартный бланк документа для организаций и ИП должен содержать следующие сведения (лицевая сторона):
- Наименование, серию, номер и дату выдачи документа. В частных формах серия может отсутствовать.
- Название организации, адрес ее расположения и контактный телефон, а так же регистрационный номер юридического лица или ИП и код ОКПО (классификатор предприятий).
- Данные автомобиля, на который выдается путевой лист:
- марка и модель
- номерной знак, выданный после регистрации в Госавтоинспекции
- гаражный номер (при наличии)
- Данные водителя, допускаемого к управлению:
- ФИО (полностью)
- табельный номер (при наличии)
- реквизиты водительского удостоверения и класс
- тип и реквизиты лицензионной карточки (при необходимости)
- Описание задания, выданного водителю:
- наименование организации – заказчика
- адрес, по которому требуется подать транспортное средство
- Дополнительные параметры рейса:
- время выезда из гаража (с территории предприятия, парковки и так далее)
- время возвращения
- время простоя (ожидания, вынужденной задержки и так далее)
- показания спидометра перед выездом и по возвращении
- количество топлива, оставшегося на начало смены, заправленного в ходе выполнения работы, оставшегося на конец смены
- Подписи диспетчера или иного лица, отвечающего за разработку маршрута заказа, механика, подтверждающего исправность транспортного средства и передачу автомобиля водителю и водителя, принявшего автотранспорт. В некоторых ситуациях обязательна отметка медработника, проводившего предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр.
На оборотной стороне документа отражаются результаты работы водителя:
- порядковый номер выполненного заказа
- код заказчика
- места отправления и назначения
- дата начала и окончания рейса
- количество пройденных километров
- подпись водителя, подтверждающая правильность указанных данных
- результат работы за смену, в том числе и километрах
- расчет зарплаты за выполненный заказ
Скачать бесплатно унифицированный бланк путевого листа можно здесь:
Правила и порядок заполнения
Привила заполнения представленной формы установлены Приказом Министерства транспорта №152.
В соответствии с данным документом:
- Путевка должна содержать обязательные реквизиты, к которым относятся:
- название и номер документа в соответствии с нумерацией, установленной бухгалтерией организации
- сведения о сроке действия документа
- данные владельца автомобильного транспорта
- данные автомобиля
- сведения о водителе
- Путевой лист может быть выдан на один рейс (заказ), на одну смену или иной срок. Если путевка действительна более одной смены, то требуется указать дату начала действия документа и дату окончания срока действительности путевки.
- Сведения о собственнике легкового автомобиля должны содержать:
- для юридических лиц любой формы собственности: полное наименование, адрес регистрации, контактный телефон, регистрационный номер
- для индивидуальных предпринимателей: ФИО, почтовый адрес, контактный телефон, регистрационный номер
- Путевой лист должен быть оформлен на каждый автомобиль, принадлежащий юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю.
- Документ оформляется до начала смены (выполнения заказа).
- Если в ходе выполнения заказа предусмотрена возможность управления легковым автомобилем несколькими водителями, то путевой лист оформляется на каждого водителя отдельно.
- Все указанные в документе данные, должны быть заверены водителем и ответственными лицами, а так же печатью (штампом) собственника.
Срок действия путевого листа легкового автомобиля
Путевка может действовать:
- одну смену, если предполагается выполнение одного рейса или нескольких рейсов в пределах одного рабочего дня. В данной ситуации срок действия документа указывается как дата рабочей смены
- несколько смен при необходимости отправки водителя в командировку. В данной ситуации можно оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц, неделю или несколько дней. Срок действия путевки указывается как дата отправки транспортного средства из гаража и предполагаемая дата возврата автомобиля
Оформлять путевые листы на период, отличный от одной смены, могут так же организации, работающие по УСН и не специализирующиеся на автоперевозках.
Как рассчитать
Одним из основных назначений путевого листа является расчет расхода топлива, что позволяет снизить базу по налогу на прибыль или НДФЛ. Допустим:
- путевой лист под номером 7 выдан на период 15-20 января 2020 года
- остаток бензина в автомобиле на начало работы – 18 литров
- на выполнение заказу водителю дополнительно выдано 30 литров топлива
- на конец отчетного периода в баке осталось 12 литров
- за все время действия путевки автомобиль прошел 312 км
- норма расхода топлива на указанном автомобиле составляет 11 литров на 100 км пути
В соответствии с нормой расхода транспортное средство должно было потратить:
312 (км – пробег)*11 (норма)/100 = 32,24 литра
Фактически водителем было израсходовано:
18+30-12 = 36 литров
В данной ситуации получается перерасход топлива на:
36 – 32,24 = 3,76 литров
Перерасход топлива, как правило, оплачивается водителем. Многие компании считают данную ситуацию стандартной и ведут расчеты за рабочий месяц, что позволяет более точно определить перерасход или экономию, так как в рамках одной поездки можно получить разные показатели.
Штраф за отсутствие
Путевой лист обязан иметь каждый водитель, использующий легковой автомобиль, принадлежащий юридическому лицу и индивидуальному предпринимателю. Путевка предъявляться сотрудникам ГИБДД при проведении проверки документов.
Читайте также: Сколько платить штраф за отсутствие маски.
Отсутствие путевого листа является административным правонарушением и в соответствии со статьей 12.3 КоАП наказывается предупреждением или штрафом в размере 500 рублей.
Вам может быть полезно: Образец доверенности в Деловые линии на получение груза